Prawa autorskie © 2021 ProcureMe
Kilka dni temu, za pomocą mediów społecznościowych zorganizowałam ankietę, która miała na celu zbadać opinie osób aktywnych zawodowo (przede wszystkim tych, pracujących w obszarze zakupów) na temat zarządzania innowacją w firmie.
Na pytanie - czy zakupy powinny zarządzać innowacją w firmie:
➡ znakomita większość odpowiedziała, że tak, ponieważ zakupy są łącznikiem między rynkiem a firmą; pomiędzy światem wewnętrznym a zewnętrznym, w których funkcjonuje organizacja.
➡ 9% ankietowanych nie miało zdania na zadany temat, natomiast
➡ 25% spośród ankietowanych odpowiedziało, że zarządzanie innowacją nie jest tematem dla zakupów, że mają one inne zadania, którym musi sprostać.
wyniki ankiety przeprowadzonej na portalach Facebook i LinkedIn w lipcu 2021, opracowanie własne
Jakie wnioski wyciągam z przeprowadzonej ankiety?
1. Kluczowym aspektem, który według mnie wpłynął na udzielane odpowiedzi, było użycie słowa (dodam, że celowe) zarządzanie. Słowo zarządzanie ze świata biznesowego, kojarzy nam się z byciem właścicielem procesu, osobą przypisaną i odpowiedzialną za dany obszar, tą która w pełni odpowiada za efekty i rezultaty podejmowanych działań.
Wystarczy dokonać przeglądu definicji terminu zarządzanie, by zrozumieć, że w zależności od kontekstu, dziedziny która definiuje zarządzanie, ma ono różne znaczenia.
Warto dodać, że nie sposób dokonać przeglądu wszystkich artykułów, definicji w literaturze czy interpretacji praktyków biznesu - gdyż jest to termin bardzo chętnie badany; analizowany i redefiniowany.
Cytując za encyklopedią zarządzania, zarządzanie to:
- Zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie, tj. kierowanie ludźmi, i kontrolowanie), skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.
(Griffin R. W., Podstawy zarządzania organizacjami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2005, s. 6) - Jest to działanie zmierzające do spowodowania funkcjonowania rzeczy, organizacji lub osób podległych, zgodnie z celami zarządzającego
(Gliński B., Mała encyklopedia ekonomiczna, Warszawa 1974, s. 929; za T. Pszczołowskim)
Najciekawsze definicje zarządzania, oddające moje rozumienie tego terminu można znaleźć dalej we wspomnianej już Encyklopedii zarządzania:
- Sztuka łączenia różnych środków, którymi dysponuje przedsiębiorstwo, tak aby osiągnęło ono swoje cele z maksymalną skutecznością. Zarządzanie nie powinno być mylone z kierowaniem, które stanowi istotę decydowania. Jest to zespół czynności zmierzających do osiągnięcia pozytywnych rezultatów finansowych przy końcu określonych okresów, wybór, podział i zastosowanie środków przedsiębiorstwa, jak również stosunki wszelkiego rodzaju, jakie może ono utrzymywać z innymi osobami prawnymi
(Caude R., Moles A., Methodologie vers une science de l'action, Paryż 1964, s. 450; za T. Pszczołowskim) - Zarządzanie polega na zapewnieniu (świadomym stworzeniu) warunków, by organizacja działała zgodnie ze swymi założeniami, czyli realizowała swoją misję, osiągała zgodne z nią cele i zachowywała niezbędny poziom spójności umożliwiający przetrwanie, czyli wyodrębnienie z otoczenia, i rozwój, czyli realizację misji i celów w przyszłości. (Koźmiński A.K., Jemielniak D. , Zarządzanie od postaw, Wolters Kluwer, Warszawa 2011, s. 18)
Budując na powyższych definicjach i komentarzu, który został dodany przez jednego z ankietowanych: kupcy mają być ekspertami od współpracy - to właśnie dzięki utrzymywaniu kontaktów z otoczeniem, odpowiedniemu budowaniu relacji, poziomowi profesjonalizmu, transparentności kupieckiej - zakupy zarządzają innowacją.
Dzięki tworzeniu warunków do realizacji misji firmy, celów w przyszłości, spójności poprzez którą rozumiem zarządzanie ryzykiem, utrzymywanie łańcucha dostaw w optymalnym stanie, współpracę z innymi działami w zgodzie z misją firmy - tworząc często interdyscyplinarne zespoły, których celem jest dostarczenie wartości organizacji, a nie tylko spełnienie postawionych przed zakupami KPI.
Tu oczywiście wchodzimy w inny temat, potrzebę zweryfikowania stawianych KPI przed zakupami, sposobu dostarczania rozwiązań w ramach procesu zakupowego itp., na co gotowa musi być cała organizacja.
2. Zarządzanie innowacją nie jest obszarem przypisanym tylko i wyłącznie jednemu działowi. Stąd domyślam się, że pojawiały się odpowiedzi o tym, że jako zakupy mamy inne zadania. Jako były kupiec, osoba zarządzająca zespołami zakupowymi, doskonale wiem jak wielka jest presja na kupcach. Liczą się oszczędności czy to w formie gotówki, czy zaoszczędzonego czasu/dobrze zarządzonego FTE, które jest w stanie przyjąć więcej pracy.
Rola kupca w wielu dojrzałych organizacjach ulega transformacji, lecz poza często deklarowaną rolą i zamysłem, zakupy wciąż utykają w biurokracji, niewydolnych systemach czy procedurach, które karzą kupcowi strategicznemu poświęcić czas na wyjaśnienie różnicy na fakturze za 20Euro, podczas gdy jego rolą jest zarządzanie budżetem o co najmniej 1 000 000 Euro...
Zarządzanie innowacją jest świadomym działaniem, które ma na celu budować przewagę konkurencyjną firmy. Jest to sposób bycia, postawa, nastawiona na rozwój, szukanie możliwości i myślenie systemowe - strategiczne, które sięga daleko dalej niż tylko osiągnięcie celów stawianych przed zakupami. Postawa otwartości na innowację powinna być wpisana w DNA każdej firmy, od samej góry, po pracowników szeregowych.
Jako łącznik pomiędzy możliwościami, jakie oferuje rynek a strukturą, procesami i ograniczeniami, jakie każda z firm posiada - to właśnie zakupy mogą świadomie tworzyć warunki, by organizacja działała zgodnie ze swymi założeniami, czyli osiągała jak najlepsze wyniki finansowe.
Pytanie, które się pojawia - czy jesteśmy jako zakupy gotowi do zarządzania innowacją? Wspierania firmy w budowaniu postawy rozwojowej, poszukiwania możliwości.
O tym będę mówiła podczas konferencji Procon Polzak 2021, na którą w imieniu organizatorów serdecznie zapraszam, link do rejestracji.
3. Przedostatnie spostrzeżenie, jakie mi się nasuwa, w odpowiedzi na wyniki ankiety - to ilość respondentów - wzięło w niej udział tylko 35 osób, nie są to osoby sprofilowane, bym mogła wyciągnąć więcej wniosków np.: o tendencjach panujących wśród kierowników zakupów a samych kupców itd.
Natomiast, sam trend w myśleniu o zarządzaniu innowacją w firmie - otwartość na to, jak wiele jako zakupy możemy zaoferować przedsiębiorstwu - jest bardzo budująca. Widzimy możliwości, jakie daje nam pełniona funkcja w strukturach firmy i wierzę, że zaczniemy ten temat adresować, jeśli jeszcze się tym nie zajęliśmy.
4. Ostatni wniosek - jeden z ważniejszych, jeśli chodzi o trendy stawiane przed działami zakupów - to kwestia naszej gotowości do zarządzania innowacją. Jako eksperci od współpracy, wspierani w przyszłości rozwiązaniami sztucznej inteligencji, automatyzacji czy innych rozwiązań technologicznych - powinniśmy być gotowi, mieć wypracowany proces na wykorzystanie innowacyjnych pomysłów pojawiających się czy to wewnątrz czy z zewnątrz firmy.
Chcemy by nasi dostawcy byli innowacyjni, dzielili się z nami swoimi pomysłami. A co oferujemy im w zamian? Czy wiemy jak krok po kroku przeprocesować nowy pomysł w firmie, by skorzystać z okazji ku zbudowaniu przewagi konkurencyjnej? A może sam pomysł, choć arcyciekawy, utknie w naszych procedurach, niejasności jak dalej postąpić i spełznie na niczym, ponieważ nikt nie będzie wiedział skąd wziąć budżet na prototypowanie/inwestycję w nowe rozwiązanie? Dostawca znajdzie wtedy firmę, która jest gotowa przyjąć pomysł i partnersko nad nim pracować.
Z tym spostrzeżeniem Was zostawię. Gdybyście jednak byli ciekawi jak mogłoby wyglądać zarządzanie innowacją w firmie, zapraszam do kontaktu bezpośredniego.
Na jesieni ruszają szkolenia mające za zadanie wesprzeć działy zakupów w budowaniu procesu zarządzania innowacją. Wykorzystuję w tym celu metodykę Design Thinking, która jest mi szalenie bliska i bardzo kluczowa, jeśli mamy tworzyć funkcjonalne wzorce
w organizacji czy poza nią.
Zapraszam do zapoznania się z ofertą szkoleniową oraz kontaktu osobistego w celu skrojenia spotkania pod potrzebę zespołu bądź firmy.
większość zdjęć wykorzystywanych na stronie, pochodzi z zasobów unsplash.com
Zarządzanie innowacją w firmie