Prawa autorskie © 2021 ProcureMe
Idąc za ciosem wczorajszego postu, w temacie roli zakupów w firmie, w sektorze komercyjnym/prywatnym, chciałabym poddać refleksji odpowiedzialność za podejmowane decyzji zakupowe, świadome działanie na szkodę firmy.
Z moich obserwacji i doświadczeń wynika, że osoby zarządzające działami zakupów, prędzej czy później (więc nie zawsze tak responsywnie i kategorycznie jak należałoby) wyciągają konsekwencje względem osób, które świadomie podjęły decyzje, które wpłynęły na rozwiązania i realizację potrzeb zakupowych.
Można wśród takich działań podjąć temat:
➡ przyjmowania łapówek lub innych korzyści w zamian za wygraną w przetargu (w swojej karierze miałam sytuację w której klient zgłosił mi, że jego kolega bierze łapówki i oczekiwał porady co w takiej chwili zrobić);
➡wybierania dostawców, co do których żywimy sympatię, zmawiając się z nimi co do cen, nie uwzględniając wszystkich, którzy spełniają kryteria i mogliby potencjalnie zostać wybrani po procesie ofertowania do dalszego postępowania, wykluczając tym samym tych "ulubionych";
➡kwalifikowania dostawców, którzy nie rokują dobrze, co do których płynności i kondycji finansowej mamy wątpliwości, w imię jednorazowego "dealu" bez szerszej perspektywy.
Dodam, że kwalifikacja nowego dostawcy to koszt pracy wielu pracowników, a także ogromny koszt odkręcania tego, jakie szkody mogą z nieudanej współpracy wyniknąć. Czy warto?
➡kierowania się własnymi ocenami, zamiast rzetelnych analiz, twardych danych i realnych wyników dostawców, z którymi współpracuje firma;
➡realizowania potrzeb zakupowych w sposób nieoptymalny (kierując się własnymi upodobaniami, przekonaniami, zamiast rzeczywistą potrzebą zakupowa, zweryfikowaną z możliwościami rynku. Spełniając własne zachcianki, realizując potrzebę zakupową nie tylko w kontekście potrzeby biznesowej, lecz również własnego dowartościowania się.
➡upierając się przy punktach wskazanych w specyfikacji, które nie są kluczowe dla sukcesu zakupu/spełnienia potrzeby, natomiast mocno podrażają dobro/usługę, którą należy pozyskać. Często taka postawa wynika z przeświadczenia o własnej "wszechwiedzy", o tym, że to my wiemy lepiej czego potrzebujemy.
Dodam, że PROFESJONALNY KUPIEC, czerpie z know how rynku, wiedząc, że nie jest specjalistą i wykonawcą, więc musi zachować otwarty od własnych opinii i ocen umysł.
Niezależnie od tego jakie były motywy działań, jeśli przełożony/współpracownicy posiadają wiedzę o działaniu na szkodę firmy, bądź łamaniu polityki/procedury zakupowej organizacji, należy podjąć konkretne działania, choćby dając przykład, jakie postępowanie będzie akceptowane, a jakie nie.
Konkretnym działaniem jest zaraportowanie własnym przełożonym swoich domysłów, bezpośrednio kierownikowi/dyrektorowi, czasem działy kadr pozwalają ustalić kto będzie właściwą osobą, w niektórych firmach są powołane specjalne działy bądź choćby osoby kontaktowe, którym można zgłosić taki fakt. Ważne, by przekazać odpowiedzialność za posiadanie tej wiedzy, o niechcianym procederze odpowiednim osobom w firmie.
Jeśli zdarzy się sytuacja, że nie umiesz takich osób zidentyfikować, warto odbyć rozmowę, podsumować ją mailem/pismem, by posiadać dowód zgłoszenia przestępstwa. W takiej chwili odpowiedzialność za brak podjęcia działań nie leży już po Twojej stronie.
Nie namawiam do "kablowania" na innych, podkładania sobie świń itp. akcji, jednocześnie uświadamiam, że działanie na niekorzyść firmy jest nieprofesjonalne, a łamanie prawa jest przestępstwem, które nie może pozostać bez echa.
Bądźmy ambasadorami najlepszych praktyk, w zgodzie z etyką kupiecką, z profesjonalizmem, który powinien towarzyszyć naszym, kupieckim działaniom.
Często po zaraportowaniu takich podejrzeń, "potajemnie" powoływana jest grupa osób, która ma za zadanie sprawdzić zgłoszoną sprawę, zebrać dowody potwierdzające zaraportowane okoliczności, a w efekcie wyciągnąć konsekwencje w kierunku osoby dopuszczającej się naruszeń.
Tu niestety dla rynku pracy, takie osoby (mam na myśli te, które dopuściły się przyjmowania łapówek) często zwalniane są bez konsekwencji prawnych, czyli bez wpisu do akt, co wiąże się z pewny przyzwoleniem na to, by postępowały tak dalej, jak postępowały poprzednio.
Kierownictwo, które działało w sposób opieszały, nie podejmowało konkretnych działań, również często odchodzi "samo z siebie", a problem zakopywany jest pod dywan, stąd konieczność podejmowania konkretnych działań, by ryba, nie psuła się od głowy.
W sytuacji nieświadomości pracownika w temacie nieetycznego działania (przykładowe punkty podane powyżej, nie stojące w sprzeczności z prawem), odpowiedzialność pozostaje po stronie kierownika, który nie przeszkolił odpowiednio pracownika i nie zadbał o jego wdrożenie, zgodne z polityką i standardami w firmie. Ważnym jest odbycie rozmowy dyscyplinującej, nakreślającej oczekiwane sposoby pracy, wdrożenie planu naprawczego, o ile jest taka potrzeba.
Najważniejsza w takiej sytuacji jest rozmowa, uświadomienie błędnego podejścia i pomoc w wyciągnięciu wniosków.
Więcej na ten temat będzie w ebooku, który właśnie przygotowuję na temat dekalogu najlepszych praktyk kupieckich.
Jutro (20.01 o 8:30), podczas ProcureMeCafe LIVE - porozmawiamy sobie właśnie o etycznych decyzjach dla firmy. Dołącz do grupy na FB
👁🗨Jakie są Twoje doświadczenia, przykłady i przemyślenia w temacie niekorzystnych dla firmy działań w zakresie zarządzania łańcuchem dostaw/ w dziale zakupów❓
Świadome działania na niekorzyść firmy