Prawa autorskie © 2021 ProcureMe
Ostatnio dużo się mówi o cyfryzacji procesu zakupowego, nie oszukujmy się, jest to temat poruszany od wielu lat, a przez wiele firm już podjęty.
Sama pracując w kilku firmach, byłam świadkiem i uczestnikiem wdrażania systemów informatycznych, które miały wspierać zarządzanie zakupami/wydatkami firmy.
Lata temu pod uwagę brane były rozwiązania typu SAP bądź Oracle.
W jednej organizacji duży nacisk kładziono na wdrożenie SAPa, jako rozwiązania najbardziej uniwersalnego, natomiast obecnie uczestnicząc w różnych webinarach spotkałam się z opiniami o tym, że SAP ma markę, renomę wśród użytkowników, lecz jako system ERP nie dla każdej firmy jest korzystnym rozwiązaniem.
Często ze względu na korzyści nie dużo mniejsze możliwości finansowe, firmy decydują się na rozwiązania jakimi są platformy informatyczne.
Możliwości technologiczne, różnice między ERP a platformą, nie są obszarem moich zainteresowań, dlatego odsyłam Cię do bardzo ciekawego artykułu Jacka Jarmuszczaka, który w przystępny sposób omawia istotne kwestie.
Dlaczego podjęłam dzisiaj ten temat?
Wg raportu Technology Vision, na potrzeby którego Accenture przeprowadziło rozmowy z ponad 6 tys liderami technologicznymi i biznesowymi sukces organizacji będzie zależał od trzech czynników:
1. Wdrażania pionierskich rozwiązań technologicznych (stąd dzisiejszy post!)
Era szybkich naśladowców dobiega końca. Liderami będą ci, którzy postawią technologię na pierwszym miejscu swojej strategii biznesowej.
2. Samodzielnego tworzenia i wykorzystywania odmiennych modeli operacyjnych i sposobów myślenia już teraz, w trakcie pandemii, bez czekania na ustabilizowanie się sytuacji.
Niejednokrotnie podczas szkoleń, postów czy wystąpień na żywo wspominałam, że sukces osiągną te firmy, ci ludzie, którzy nie czekając na koniec sytuacji COVID-19, zaczną nie tylko planować, ale i działać pod kątem dostosowywania się do nowych realiów i sytuacji postpandemicznej. Wiele razy wskazywałam na to, że to my nadajemy znaczenie, temu co nas spotyka. Od naszego nastawienia zależy to, w jaki sposób podejdziemy do okoliczności i czym one dla nas będą.
Mogą być porażką - która nas porazi, a tym samym zatrzyma na jakiś czas w "bezruchu", mogą być szansą, lecz dla tych ludzi, którzy porażeni zmianą będą stali, w rzeczywistości nie będzie to stanie w miejscu, bo inni będą wiele kroków przed nimi - to tak, jakby porażeni się cofali...
Jako ciekawostkę dodam, że jeśli chodzi o szkolenia, aż 40% trenerów czeka, aż sytuacja wróci do normy, nie adaptując się do nowej rzeczywistości. Jak myślisz, kto na tym najbardziej traci, te "gadające (w domyśle, merytorycznie i z sensem) głowy" z onlajnu, czy oni?
3. Zaangażowania w świadome działania, które pozwolą na tworzenie bardziej zrównoważonego świata, wywieranie pozytywnego wpływu na środowisko i społeczeńśtwo.
więcej na temat raportu Technology Vision
i pięciu kluczowych trendów wynikających z niego
O ile wizja wykorzystania technologii w firmach jest wspaniała, perspektywiczna - mowa o liderach, którzy wytyczają kierunki i trendy, o tyle wracając do realiów polskich, sytuacja nie jest ani trochę kolorowa.
Według indeksu Digital Economy and Society Index (DESI) Polska znajduje się dopiero na 23. miejscu wśród 28 państw Unii Europejskiej pod względem poziomu wdrażania gospodarki cyfrowej i społeczeństwa cyfrowego. Szczególnie blado wypadamy w zakresie cyfryzacji przedsiębiorstw – 60% polskich przedsiębiorstw charakteryzuje się bardzo niskim poziomem cyfryzacji, podczas gdy średnia w UE to 39%.
Rząd od kilku tygodni już przesuwa termin prezentacji programu "Nowy Ład", który ma wspomóc cyfryzację polskich przedsiębiorstw. Ciekawa jestem jak te działania będą wyglądały w praktyce i na ile będą skuteczne. Trzymam kciuki i kibicuję ;)
W ramach wsparcia, dla wszystkich firm, które nie mają pomysłu na to, co warto zautomatyzować, które obszary działalności firmy warto zdigitalizować, by przyniosło to korzyści - dzielę się wskazówką, przyjrzyjcie się swojemu procesowi zakupowemu.
Sam proces P2P oznaczający Procure - to- Pay, czasem, błędnie tłumaczony jako Purchase - to - Pay, jest podstawowym, standardowym procesem zakupowym składającym się z kilku kluczowych kroków, które dzięki odzwierciedleniu w systemie usprawniają realizację zakupów w firmie, ich opłacanie, analizę i archiwizację danych.
Poniżej screen pokazujący poszczególne etapy procesu P2P z prezentacji, którą omawiałam podczas jednego z webinarów, prowadzonych na żywo. Jest to schemat uproszczony, układający poszczególne aktywności odnosząc się do tego, jakie kroki podejmujemy dokonując zakupów w codziennym życiu.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o procesie P2P, usystematyzować wiedzę w tym temacie, a także dowiedzieć się więcej na temat samych zakupów, zapraszam do zapisu ze spotkania, który dostępny jest na moim kanale na youtube.
Wartym wspomnienia jest fakt, że webinar kierowany był do osób niezwiązanych z zakupami bądź rozpoczynających karierę w tym obszarze, dla uzmysłowienia istoty podejmowanych działań. Są to podstawy, nie kompleksowe informacje wyczerpujące temat, aczkolwiek dające dosyć szerokie spektrum i rozumienie większej całości ;)
Dla wszystkich, którzy doskonale wiedzą, czym jest proces P2P, poszukują rozwiązań, które pozwolą efektywnie zarządzić wydatkami w firmie, zapraszam do zapoznania się z dwoma raportami, które przygotowane zostały przez firmy zagraniczne (oba w języku angielskim), co oznacza, że pomijają szereg rozwiązań, które proponowane są przez firmy lokalne, a które swoją jakością i efektywnością, zapewne mogą przyćmić dotychczasowych gigantów, ponieważ są bardziej elastyczne i lepiej mogą wpisać się w potrzeby polskich (ale i nie tylko!) przedsiębiorstw.
The Forrester Wave: eProcurement Platforms @4 2019
Gartner: Magic quadrant for Procure-to-Pay suites
Jeśli znasz jakieś inne źródła informacji na temat dostępnych platform czy systemów informatycznych, które moga być interesujące dla innych, zachęcam do dzielenia się czy to w komentarzu, wiadomości prywatnej bądź na grupie ProcureMe na LinkedIn lub Facebook.
Tymczasem, zgodnie z moim mottem - ludzkiego wymiaru w biznesie - pod hasłem automatyzacji procesów, zastępowania choćby części aktywności sztuczną inteligencją - nie dopełniłabym tematu, gdybyśmy nie zastanowili się nad aspektem ludzkim, czyli obawami pracowników o swoją pracę, zawód i możliwości rozwoju.
W badaniu PwC przeprowadzonym wśród 32,5 tys. pracowników z 19 krajów:
- 60% pytanych obawia się, że automatyzacja zagraża wielu miejscom pracy,
- 48% uważa, że tradycyjne i znane dziś formy zatrudnienia w przyszłości stracą rację bytu,
- 39% spodziewa się, że ich obecny zawód za 5 lat stanie się “przestarzały”.
Chociaż sama również mam świadomość kierunku w którym działają firmy (a przynajmniej wspomnani już wcześniej pionierzy i liderzy technologiczni i biznesowi), czyli właśnie automatyzacja i cyfryzacja części procesów, aktywności i zadań; uczulam swoich klientów, jak ważne są kompetencje miękkie, ponieważ to one będą rzeźbić sukces firm, to uważam, że nie wydarzy się to w ciągu najbliższych 5 lat.
Nie uważam, żeby rozwój technologii spowodował ogrom zwolnień ze względu na rozwiązania RPA (Robotic Process Automation=robotyzacja procesów) czy AI (Artificial Inteligence=sztuczna inteligencja).
Natomiast nie ulega wątpliwości, że obawy ludzi związane są z niewystarczającą, bardzo ubogą komunikacją w organizacji. Wszystko co pozostaje niewyjaśnione, zostanie dopowiedziane (sobie) przez pracowników. Ludzie otrzymując szczępki informacji, "nakręcają" się wzajemnie podczas rozmów, nie mając świadomości jakie plany na najbliższe lata ma firma, wyobrażają sobie najgorsze, czyli zastąpienie ich maszynami, robotami, ponieważ takie rzeczy są im lepiej znane (z filmów, książek), wydają się logiczne - wszak maszyna jest bardziej efektywna, nie choruje itd. itp.
Dlatego poza cyfryzacją procesów, tak ważna jest kwestia umiejętności miękkich:
✅ efektywnej komunikacji, która zaspokoi potrzeby informacyjne pracowników, przeciwdziałając ich "nakręcaniu się", braku motywacji czy obawom o swoją przyszłość w miejscu pracy,
✅ zarządzania zmianą, przeprowadzania ludzi przez nią, spojrzenia na nią ich oczami, zastanawiając się jak pozyskać ich jako ambasadorów zmiany zamiast jej przeciwników,
✅ zarządzaniu ludźmi, strategią firmy i myślenie systemowe.
Osoby o większej świadomości swoich kompetencji, o szerszej perspektywie nie dadzą się nakręcić spirali najgorszego scenariusza, mając świadomość tego, że ludzie wciąż będą potrzebni. Nie wszystkie procesy da się zautomatyzować, nie wszystkie działania mają na celu eliminację człowieka z jego miejsca pracy, a wdrożenie efektywniejszych rozwiązań, pozwalających firmie osiągać więcej, rozwijać się, a pod nadzorem człowieka zapewnić solidne rozwiązania.
Jak we wszystkim należy zachować umiar, ale i zadbać o własny rozwój osobisty, rozwój kompetencji miękkich, na czym sie skupiam w mojej codziennej pracy i do czego serdecznie zapraszam. Dlaczego miękkich? To właśnie one odróżniają nas od sztucznej inteligencji. Po krótce wspominam o tym podczas mojego intro na YT, zapraszam do obejrzenia.
Będąc świadomym swoich mocnych i słabych stron (które notabene możesz kompensować tymi mocnymi ;)), doskonaląc swój warsztat pracy, jesteś bardzo wartościowym pracownikiem na rynku pracy, świadomie budującym własną ścieżkę zawodową.
Jeśli chcesz posłuchać na temat kompetencji miękkich, zapraszam na mój kanał na YT bądź na grupę na Facebooku Kompetencje w akcji - zastosuj wiedzę w praktyce bądź do kontaktu bezpośredniego w temacie szkoleń, coachingu lun mentoringu indywidualnego.
Cyfryzacja procesu zakupowego